Manajemen Administrasi Perkantoran
Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi
layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara
efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Pengertian
menurut para ahli
- George R. Terry
Manajemen perkantoran adalah
perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan.
- William Leffingwell & Edwin Robinson
Manajemen Perkantoran dapat
didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
- Millis Geoffrey
Manajemen kantor adalah seni
membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan
lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan
Dengan demikian, pada pokoknya
manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau
kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada
umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk
pekerjaan perkantoran diantaranya:
- mengetik (typing)
- menghitung (calculating)
- memeriksa (checking)
- menyimpan warkat/arsip (filing)
- menelepon (telephoning)
- menggandakan (duplicating)
- mengirim surat (mailing)
- dan kegiatan lain.
Aspek-aspek
manajemen perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat
berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
- Manajemen dan pengarahan
- Tata laksana/penyelenggaraan
- Pelaksana secara efisien
- Manajemen
- Pengawasan
- Pengendalian dan pengawasan
- Pengarahan dan pengawasan
- Pengarahan
- Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
Faktor-faktor menurut Edwin Robinson
menyebutkan :
- pegawai
- Material perlengkapan
- Persayaratan
- Metode
Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait
lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal
yaitu :
- Kepegawaian perkantoran (office personel)
- Metode perkantoran (office methods)
- Perlengkapan perkantoran (office equipment)
- Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
- Biaya perkantoran (office costs)
- Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
Perincian selengkapnya mengenai
cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey
meliputi :
- ruang perkantoran (office space)
- komunikasi (communications)
- kepegawaian kantor (office personnel)
- perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
- peralatan dan mesin (appliance and machine)
- perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
- metode (methods)
- tata warkat (records)
- kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
Tujuan
Tujuan manajemen perkantoran menurut
GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control yaitu Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan
siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan
secara efisien
- Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
- Membantu perusahaan memelihara persaingan.
- Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
- Membuat catatan dengan biaya minimal
Kegiatan
Kegiatan manajemen administrasi
antara lain :
- Pengadministrasian seluruh kegiatan
- Menginventarisasi peralatan kantor
- Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
- Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan. SEMOGA BERMANFAAT ^.^
